Votre équipe est-elle prête à porter votre transformation?
Vous avez défini votre vision, choisi vos outils et établi un échéancier. Votre projet de transformation organisationnelle et numérique semble prêt à démarrer. Mais une question demeure : les personnes qui devront le concrétiser disposent-elles des conditions nécessaires pour y arriver?
L’approbation d’un projet par la direction ne signifie pas que toute l’organisation est prête à le porter. Entre la décision et sa mise en oeuvre, il faut traduire les ambitions en responsabilités, en compétences et en nouvelles façons de travailler.
Avant d’accélérer, prendre le temps d’évaluer la préparation de votre équipe permet de repérer les obstacles et de cibler le soutien à lui offrir.
Une direction comprise au-delà du comité de gestion
Une équipe peut connaître le nom d’un projet sans comprendre ce qu’il doit changer. « Moderniser nos opérations » ou « améliorer notre efficacité » donne une orientation, mais explique peu ce que les employés devront faire autrement.
Pour rendre la transformation concrète, chaque équipe doit pouvoir répondre à trois questions :
- quel problème cherchons-nous à résoudre;
- qu’est-ce qui changera dans notre travail;
- et comment saurons-nous que nous progressons?
Par exemple, l’implantation d’un nouveau CRM prend un sens différent lorsqu’elle est présentée comme une façon de réduire les doubles saisies et d’assurer la continuité du suivi client. Les équipes peuvent alors relier le projet à des situations qu’elles vivent déjà.
Un bon point de départ : demander à quelques gestionnaires et employés d’expliquer le projet dans leurs mots. Les écarts entre leurs réponses révèlent ce qui reste à clarifier.
Des responsabilitiés claires et des décisions qui avancent
Une transformation traverse souvent plusieurs fonctions. Les ventes, les opérations, les ressources humaines et les technologies peuvent devoir revoir ensemble un même processus.
Lorsque les responsabilités sont floues, certaines décisions restent en suspens. Chacun attend une validation, tandis que plusieurs personnes interviennent sur les mêmes sujets sans savoir qui doit trancher.
Il faut préciser qui porte chaque changement, qui contribue à sa conception et qui peut prendre les décisions nécessaires. Les gestionnaires concernés doivent aussi savoir comment résoudre les désaccords entre équipes.
Votre structure est-elle assez claire pour que le projet avance lorsque deux départements ont des priorités différentes ?
Des compétences adaptées aux changements attendus
La maîtrise d’un outil constitue une partie de la préparation. Une transformation peut également exiger de nouvelles compétences en analyse, en collaboration, en gestion ou en prise de décision.
Un gestionnaire habitué à valider chaque étape devra peut-être apprendre à déléguer davantage. Une équipe qui reçoit de nouvelles données devra savoir les interpréter pour ajuster ses actions. Une formation technique ne répondra pas, à elle seule, à ces besoins.
L’évaluation doit donc partir du travail futur :
- quelles tâches évolueront;
- quelles compétences seront nécessaires;
- et où se trouvent les écarts aujourd’hui?
Cette démarche permet de prévoir un accompagnement ciblé, avec des occasions de pratiquer et un soutien accessible pendant la transition.
Une capacité réelle à absorber le changement
Une équipe peut être motivée et compétente, tout en manquant de temps pour participer au projet. Si les opérations courantes occupent déjà toute sa capacité, la transformation s’ajoute à une charge qui laisse peu de place aux essais, aux formations et aux ajustements.
Avant de fixer les échéances, il faut regarder ce que le projet demandera réellement aux personnes concernées. Quelles activités devront être reportées? Certaines responsabilités pourront-elles être redistribuées? Qui prendra le relais pendant les formations?
La préparation se mesure aussi aux choix que la direction accepte de faire pour dégager cette capacité. Inscrire la transformation parmi les priorités doit se traduire dans l’organisation du travail.
Un espace pour exprimer les préoccupations
Une équipe prête à porter une transformation peut avoir des questions et des réserves. Ces réactions donnent de l’information sur les conditions de mise en oeuvre.
Une inquiétude concernant un nouveau processus peut révéler une exception oubliée. Une hésitation face à un outil peut signaler un besoin de formation. Une objection sur l’échéancier peut mettre en lumière une contrainte opérationnelle.
L’enjeu consiste à créer un espace où ces préoccupations peuvent être examinées, puis à expliquer les décisions prises. Les employés doivent comprendre comment leur contribution aide à ajuster le projet.
Préparer votre équipe pour faire avancer votre transformation
Évaluer la préparation de votre équipe vous aide à déterminer par où commencer. Certaines organisations devront clarifier leur direction; d’autres, revoir les responsabilités, développer des compétences ou libérer du temps.
Ces constats permettent de construire une démarche adaptée à votre réalité et de donner aux personnes les moyens de participer au changement.
Vous préparer une transformation organisationnelle et numérique ? Prenez rendez-vous avec BCC Global inc. pour échanger sur votre projet et les conditions à réunir pour que votre équipe puisse le porter.
